Kontakt

„Einmal Meeting mit doppelt Käse bitte!“

Blog -

Wer kennt das nicht, morgens, halb zehn in Deutschland: Das (zweite) „Frühstückchen“ weicht dem ersten Meeting. Egal wie wir sie nennen: Jour Fixe, Konferenz, Sitzung oder  Besprechung – für die Einen sind sie ein demokratisches Selbstverständnis der effizienten Arbeitsorganisation und Ausdruck eines Führungsstils, für andere stellen sie eine Landplage im modernen Büroalltag dar.

Ein kulturhistorischer Rückblick offenbart: Seit Menschen sich in Stämmen organisieren, werden Besprechungen als Kommunikations- und Organisationsinstrument genutzt. Bereits im Jahr 500 v. Chr. kamen in Rom die Regierenden auf dem Forum Romanum zusammen, um politische, religiöse, wissenschaftliche sowie soziale Inhalte auszutauschen und notwendige Entscheidungen zu treffen. Nicht selten wurde dabei ausgiebig getrunken und gegessen, um so die Stimmung der Teilnehmer während der Zusammenkunft aufrecht zu erhalten.

In der Geschichte der Menschheit dienten Meetings schon immer als wichtiges Instrument um sich abzusprechen, Debatten zu führen und richtungsweisende Entscheidungen zu treffen. Ergo ist dieses Instrument auch im Unternehmen von größter Wichtigkeit – oder etwa nicht?

Immer wieder weist die Forschung darauf hin, dass zu vielen Angestellten und Führungskräften die zu vielen Meetings auf die Nerven gehen. Eine Studie der Hans Böckler Stiftung ergab, dass gemeinsame Besprechungen keinesfalls als „Allheilmittel für alle Fragen der Kooperation und Koordination“ angesehen werden dürften. Meetings sind nicht grundsätzlich überflüssig, über Sinn und Zweck einzelner Zusammenkünfte darf aber durchaus diskutiert werden. Dies bestätigt auch die aktuelle Studie "Time Talent Energy" von Bain & Company. Sie besagt, dass insbesondere Führungskräfte im Durchschnitt rund 25 % ihrer Arbeitszeit in unproduktiven bzw.  ineffektiven Meetings verbringen – nicht gefühlt, sondern gemessen! Ferner noch hat ein wissenschaftliches Team am Lehrstuhl für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie der Technischen Universität Braunschweig herausgefunden:  Wer zu viel in zu schlecht geführten Meetings sitzt, kann davon sogar seelisch krank werden. 

So war das aber mit den angesetzten Meetings – morgens halb zehn, und halb zwölf, um 14, 16 und um 19 Uhr in Deutschland – sicherlich doch gar nicht gedacht! Aber: Die Forscher sind sich in wesentlichen Punkten einig: Besprechungen müssten gezielter eingesetzt werden, als das oft geschieht. Im betrieblichen Alltag ließen sich viele Abstimmungsprozesse effektiver bewältigen. Die Vorzüge "informeller Kooperation" gegenüber dem formalisierten Meeting werden den Studien zufolge oft unterschätzt. Dabei ließen sich Probleme "auf dem kleinen Dienstweg" häufig am schnellsten und einfachsten lösen.

Doch die Gefahr ergebnisloser Meetings kann begrenzt werden. Dafür gilt es sich von Beginn an der eigentlichen Zielsetzung einer Besprechung bewusst zu werden. Auf diese Weise kann bereits schon bei der Formulierung des Ziels festgestellt werden, ob die Besprechung überhaupt sinnvoll ist, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Fällt es schwer, ein sinnvolles Ziel zu formulieren, ist dies oftmals ein Zeichen dafür, dass das (geplante) Meeting wahrscheinlich sinnlos ist. Denn von der klaren Zielformulierung und der Frage nach Sinn und Zweck hängen auch die weiteren Vorbereitungsschritte ab: Wer muss dabei sein? Wie lange wird das Meeting dauern? Was muss vorbereitet werden?

Um die eigene Philosophie und Vorstellungen eines produktiven Meetings (neu) zu definieren, können neben den eigenen Kollegen auch manchmal (prominente) Leidensgenossen helfen: So berichtet ein ehemalige Mitarbeiter von SpaceX von einem Meeting mit Elon Musk (u. a. Gründer und Geschäftsführer  von SpaceX Corp. und Tesla Inc.), der ihn während eines Meetings mit der Frage bloßstellte: „Du hast noch nichts gesagt. Warum bist du hier?“ Doch die offensichtlich unhöfliche Frage ergibt durchaus Sinn, bestätigt auch der ehemalige Mitarbeiter und fügt ergänzend an: „Geht nicht zu einem Meeting, wenn es keinen Anlass dafür gibt; geht hin, um eine Entscheidung zu treffen, oder um die Dinge voranzutreiben.“

Doch Musk ist nicht der einzige Geschäftsführer, der Wert auf effiziente Meetings legt. Amazon-Gründer Jeff Bezos schwört auf die „Zwei-Pizzen-Regel“, um produktive Rahmenbedingungen für Besprechungen  zu setzen. Seinem Gedankengang zur Folge dürfen Meetings nur so lange (oder kurz) sein und so viele (oder wenige) Teilnehmer aufweisen, dass die gesamte Gruppe in der Zeit der Besprechung zwei Pizzen aufessen kann und dabei satt wird.

Vielleicht wären viele Angestellte und Führungskräfte insgeheim gerne so frei in der Ausführung ihrer Meetings, wie es die oben genannten Beispiele vorgeben zu sein. Man darf aber unterstellen, dass es den meisten, „herkömmlichen Menschen“, an derart scheinbar übermenschlicher Genialität und Freiheit fehlt und sie schlichtweg auf ihre Teams und deren Input angewiesen sind. Zudem spielt insbesondere der soziale Austausch mit Kunden und Kollegen in Meetings oftmals eine bedeutende Rolle.

Die zunehmende Komplexität von Aufgaben begünstigt, dass die Zahl der Besprechungen insgesamt zunimmt und vermehrt alle Hierarchiestufen eines Unternehmens einnimmt. Gerade deshalb sollte sich jeder die Frage stellen: Brauche ich wirklich ein Meeting oder reicht z. B. auch ein Briefing? Denn nur zielorientierte und sinnvolle Meetings  können effektiv sein. Die eigentliche Frage nach dem Sinn und Zweck eines Meeting lässt sich – wie so oft – durch eine entscheidende Handlung beantworten: Nachdenken!

Und wird dennoch – entgegen allen Regeln der Vernunft – wieder mal ein sinnfreies Meeting abgehalten (welches aller Voraussicht nach nicht auf dem Forum Romanum stattfindet) dann bitte nur unter Bereitstellung von ausreichend Pizza. So bleibt wenigstens der Magen produktiv.

Ihr

Patrick Strehl