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Umsetzung integrierter IT-gestützter Geschäftsprozesse

Über das Finanz- und Rechnungswesen hinaus sind viele Unternehmen geprägt durch heterogene, nicht aufeinander abgestimmte Prozesse, mit einer Vielzahl von Prozessschnittstellen. Die prozessuale Abbildung und deren Weiterentwicklung halten oft nicht Schritt mit der Veränderung von Geschäftsmodellen und werden häufig aufgrund von Kapazitätsengpässen und Angst vor Veränderungen nicht angegangen. Dadurch ergeben sich nicht zu unterschätzende Nachteile im Wettbewerb.

Neben knappen Ressourcen können hierfür weitere Gründe ursächlich sein, beispielsweise heterogene Systemlandschaften, eingeschränkte Nutzung der vorhandenen Funktionen und Prozessabläufe in den Softwaresystemen, Silodenken oder unzureichendes Prozessverständnis in den Bereichen. Eine mangelnde Integration der Prozesse über die Funktionsgrenzen wird häufig durch prozessuale Workarounds in der Prozessabfolge abgefangen. Dies  treibt den Aufwand (Prozesskosten) durch redundante oder aufgeblähte Teilprozesse und Aktivitäten in die Höhe.

Nicht selten beeinflusst eine fehlende Integration insbesondere die Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen und führt dort zu nicht wertschöpfenden Tätigkeiten und Ineffizienzen. Ein prominentes Beispiel ist die mangelnde Integration von Beschaffungs- und Zahlungsausgangsprozessen, als Teilprozess des Hauptprozesses Purchase-to-Pay (P2P), genannt. Fehlende Kontrollen und Freigaben zu Beginn der Prozesskette ziehen aufwändige Kontrollschritte und Abstimmrunden bei Rechnungsprüfung und Zahlungsausgang nach sich. Somit werden nicht nur unnötige Aufwände generiert, auch Compliance-Anforderungen können somit oft nur unzureichend erfüllt werden.

Unternehmensabläufe entlang der Wertschöpfungskette

Im Rahmen der ganzheitlichen Betrachtung halten wir es für unabdingbar, die Unternehmensabläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu betrachten. Dazu gehört es auch, die in Unternehmen oftmals tief verankerte funktionale Sicht auf die Unternehmensbereiche Entwicklung, Planung, Beschaffung, Produktion, Logistik und Vertrieb aufzubrechen und ein breites, bereichsübergreifendes Verständnis bei allen Mitarbeitern zu schaffen. Transparenz, insbesondere in den Schnittstellen, eine klare Prozessverantwortung und das eindeutige Commitment der Unternehmensleitung sind zentrale Bausteine eines erfolgreichen Veränderungsprozesses. Neben der fachlichen Integration, sind auch die zugrundeliegenden IT-Systeme ein wesentlicher Baustein zur Etablierung durchgängig integrierter Prozesse. Je nach Umfeld und Landschaft kommen verschiedene Ansätze oder eine Kombination aus diesen in Betracht, um den Integrations- und Prozessreifegrad zu erhöhen:

  • Etablierung eines durchgängigen End-to-End (E2E) Prozessdenkens („Weg vom Funktionssilo“)
  • Anpassung von Prozessabläufen
  • Integration heterogener Systeme beispielsweise durch automatisierte Schnittstellen, Einsatz von Technologien zur Prozessautomatisierung (RPA - Robotic Process Automation), Ersatz von Insellösungen
  • Nutzung der Integrationsmöglichkeiten bestehender Systeme, beispielsweise durchgängige Nutzung der Funktionalitäten eines integrierten ERP-Systems
  • Erweiterung der Landschaft um zusätzliche Komponenten und Systeme

Etablierung integrierter End-to-End-Prozesse

Wir unterstützen Sie bei der Definition, Entwicklung und Optimierung integrierter End-to-End-Prozesse über die Grenzen der Finance IT hinaus (Purchase-to-Pay, Order-to-Cash etc.). Mit unserem Prozessmanagementansatz betreuen wir Sie ganzheitlich von der qualitativen und quantitativen Prozessanalyse, der Ableitung von Harmonisierungs- und Transformationspotentialen, der Definition adäquater Umsetzungsmaßnahmen, über die Prozessdokumentation und -implementierung, bis hin zum Rollout. Wir beziehen dabei neben der fachlichen End-to-End-Betrachtung ebenso die prozessunterstützenden IT-Systeme ein und definieren die notwendigen State-of-the-Art-Anpassungen und setzen diese zusammen mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern unter Anwendung eines strukturierten Change Management-Prozesses um. Dabei nutzen wir entsprechende Prozessreferenzmodelle und setzen diese in Ihren gegebenenfalls neu zu implementierenden Tools um. Die Best-Fitting-Practice für Ihr Unternehmen steht für uns dabei stets im Vordergrund. Dabei bedienen wir uns einer zielgerichteten Analyse bestehender Prozessstrukturen und Feststellung des Prozess-/Integrationsreifegrades. Wir analysieren ursachenbezogen und – falls möglich – automatisiert auf Basis von Ist-Prozessdaten (Process Mining) und leiten die möglichen Optimierungspotentiale und -alternativen ab. Neben der Definition eines konkreten Maßnahmen- und Umsetzungsplanes, begleiten wir Unternehmen und deren Mitarbeiter bei der Implementierung der Vorhaben und unterstützen sowohl inhaltlich als auch technisch. Dabei helfen wir Ihnen, ein durchgängiges Prozessdenken als auch die Sicherstellung eines nachhaltigen Veränderungsgedankens bei allen Stakeholdern zu etablieren. Wir greifen auf ein bewährtes Vorgehensmodell und die benötigten Prozess- und IT-Experten zurück und unterstützen Sie darüber hinaus bei der Optimierung, Risikoverringerung, Transparenzsteigerung, Professionalisierung und Serviceunterstützung mit bewährten und gängigen Methoden (unter anderem Lean Management, Six Sigma).

Unsere Leistungen können wir zudem um unser umfassendes Serviceportfolio, wie der automatisierten Prozessaufbereitung, der Darstellung und Steuerung über automatisierte Workflow-Tools und die initiale oder laufende Überwachung durch Process Mining-Technologien ergänzen.

Bei Interesse und für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ansprechpartner
 Jürgen Diehm Partner